Di dunia bisnis, komunikasi adalah kunci penting untuk mengomunikasikan informasi bisnis. Komunikasi bisnis mencakup berbagai bentuk komunikasi, baik verbal maupun nonverbal, untuk menyampaikan pesan bisnis.
Tujuan utama komunikasi bisnis adalah memberikan informasi yang berkaitan dengan kegiatan bisnis suatu perusahaan kepada pihak lain. Selain itu, komunikasi bisnis juga bertujuan untuk mempengaruhi dan memengaruhi sikap, kepercayaan, dan perilaku orang lain agar dapat bekerja sama secara lebih efektif. Melalui komunikasi bisnis, kolaborasi antara individu dan perusahaan dapat terwujud dengan lebih baik.
Dengan perkembangan teknologi komunikasi, seperti telepon, faksimile, internet, dan teleconference, kerja sama bisnis dapat dilakukan dengan lebih efisien. Dukungan dari pihak lain juga dapat lebih mudah diperoleh melalui komunikasi bisnis yang efektif. Komunikasi bisnis menjadi kunci sukses dalam membangun hubungan yang baik dan produktif dalam dunia bisnis.
Presentasi bisnis merupakan bagian penting dari setiap kegiatan bisnis. Bentuk komunikasi ini merupakan salah satu elemen dalam strategi Integrated Marketing Communication.
Tidak selalu presentasi harus menggunakan slide PowerPoint. Ada berbagai cara untuk melakukan presentasi, seperti saat Anda berdiskusi dengan klien, menjelaskan rencana bisnis, menawarkan produk kepada pembeli, atau bahkan saat menjawab pertanyaan dalam wawancara kerja. Anda sedang melakukan proses presentasi meskipun tanpa slide.
Jadi, slide PowerPoint adalah alat bantu untuk memperjelas maksud Anda agar pesan dapat diterima dengan baik oleh audiens. Tetapi, Anda juga dapat menyampaikan informasi tanpa bantuan slide.gunakan kreativitas Anda dalam berkomunikasi dengan audiens, sehingga pesan dapat disampaikan secara efektif.
Komunikasi dalam suatu presentasi dijalankan secara terpadu melalui suara (oleh presenter atau audio yang direkam), gambar (baik statis maupun animasi, serta film), dan bahasa tubuh. Sebuah presentasi bisnis bertujuan untuk:
1. Menginformasikan tentang produk.
2. Mempromosikan produk dan memperjelas pemahaman calon konsumen tentang produk atau perusahaan.
3. Memunculkan kebutuhan akan produk dengan menyajikan informasi terbaru yang membuat audiens menyadari bahwa produk yang ditawarkan dapat membantu mengatasi masalah yang dihadapi.
4. Melakukan negosiasi dengan memberikan alasan agar pihak lawan lebih memahami maksud Anda.
5. Berbagi informasi bisnis.
6. Membangun hubungan kemitraan.
7. Membangun atau meningkatkan citra baik produk maupun perusahaan.
8. Memberikan pelatihan tentang keterampilan dan perilaku kepada audiens yang akan menjadi calon pelanggan.
9. Memberikan motivasi dan inspirasi.
Sebuah presentasi dianggap berhasil jika audiens mampu menerima ide yang disampaikan dan jika presentasi tersebut mampu menginspirasi dan memberikan ide-ide baru kepada mereka.
Pencerahan yang disampaikan melalui presentasi dapat menginspirasi dan membangkitkan minat dalam melakukan tindakan tertentu. Presentasi juga dapat menambah pengetahuan dan informasi yang berguna bagi pendengar. Lebih dari itu, sebuah presentasi yang berhasil dapat meyakinkan audiens untuk menerima sudut pandang dari pembicara.
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, dalam kehidupan sehari-hari, presentasi dilakukan secara tidak langsung ketika kita menyampaikan rencana, pendapat, atau maksud kepada orang lain agar mereka memahami dan menerima ide yang kita sampaikan. Pada dasarnya, presentasi adalah cara untuk meyakinkan dan mempengaruhi orang lain.
Kelebihan presentasi dibandingkan komunikasi personal adalah bahwa presentasi merupakan fakta kehidupan bisnis yang efektif. Dalam bukunya, Rhonda Abrams menyatakan bahwa presentasi di depan orang banyak tetap menjadi cara yang populer dan efektif dalam menyampaikan informasi, meskipun informasi sudah mudah diakses oleh banyak orang.
Keunggulan modus komunikasi interpersonal dalam bentuk presentasi adalah kemampuan untuk berbicara kepada banyak orang sekaligus. Dalam presentasi, interaksi antara presenter dan audiens juga dapat meningkatkan tingkat penerimaan pesan dan akseptabilitas audiens terhadap maksud yang disampaikan.
Dibandingkan dengan dokumentasi tertulis, presentasi memiliki kelebihan dalam menyampaikan informasi secara fokus dan langsung kepada inti pesan. Dokumen tertulis cenderung memuat banyak topik yang luas, sehingga memerlukan perhatian dan waktu lebih lama untuk memahami pesan secara keseluruhan.
Melalui presentasi, presenter juga dapat dengan cepat menarik perhatian audiens, sementara dalam dokumen tertulis pesan disampaikan secara bertahap dan tertahap. Komunikasi interpersonal melalui presentasi juga lebih interaktif dan langsung daripada komunikasi melalui dokumen tertulis.
Presentasi menggunakan kalimat-kalimat pendek dan mudah dipahami, disajikan secara audio visual dengan tampilan informasi tertulis di layar dan penjelasan lisan dari presenter. Visualisasi dalam bentuk foto, grafik, dan video dapat menarik perhatian. Dokumen tertulis cenderung menggunakan kosakata dan struktur kalimat yang lebih formal, seperti dalam bahasa Inggris.
Melalui presentasi, hubungan antara presenter dan audiens dapat terjalin dengan baik, sementara pembaca dokumen tertulis tidak perlu memiliki hubungan pribadi dengan penulisnya.
Ada tiga cara dalam teknik menyampaikan presentasi. Pertama, narasi Verbatim di mana pembicara membaca teks catatan atau slide secara langsung. Keuntungannya adalah informasi dapat disampaikan dengan detail. Namun, sebaiknya hanya digunakan untuk informasi definitif dan diberikan penekanan yang tepat. Jika terlalu banyak menggunakan narasi Verbatim, presentasi bisa terasa membosankan.
Anda terlihat kurang menguasai materi sehingga terkesan seolah-olah tidak memperhatikan audiens. Saat Anda sibuk membaca teks, Anda kehilangan kontak mata dengan audiens yang seharusnya menjadi sarana untuk membangun komunikasi yang positif. Penting untuk menjaga kontak mata dengan audiens sesekali, sehingga terkesan Anda berbicara langsung kepada mereka secara personal.
Biasanya, pembicara yang kurang berpengalaman atau belum sepenuhnya menguasai materi akan cenderung menggunakan model verbatim dalam presentasinya. Namun, sebaiknya batasi penggunaan model ini agar presentasi terlihat lebih menarik. Narasi verbatim umumnya digunakan oleh guru atau dosen karena membutuhkan teks yang bisa dijadikan catatan oleh audiens.
Untuk membuat presentasi lebih menarik, pisahkanlah antara slide presentasi yang ditampilkan dan materi handout yang dibagikan kepada audiens. Hal ini akan membantu audiens untuk lebih fokus pada presentasi dan dapat memahami materi dengan lebih baik.
Metode lain yang dapat digunakan adalah dengan mengingat atau menghafal. Beberapa pembicara mempersiapkan materi yang akan disampaikan di depan publik, kemudian membacanya beberapa kali agar hafal. Biasanya jika ide berasal dari diri sendiri, cukup membaca sekali atau dua kali agar mudah diingat. Namun, menghafal teks dengan cara ini memiliki risiko. Pertama, metode ini dapat membuat presentasi terlihat kurang emosional karena terlalu fokus pada mengingat teks yang akan disampaikan. Risiko lainnya adalah jika lupa pada bagian kunci, urutan bicara bisa menjadi kacau atau bahkan terhenti. Namun, jika Anda benar-benar menguasai materi yang dipresentasikan, risiko tersebut tidak perlu dikhawatirkan.
Yang paling ideal di antara metode ini adalah yang disebut spontan alias berbicara secara spontan. Pembicara terbaik senantiasa menggunakan cara ini. Ia cukup berpengalaman dan berlatih untuk menguasai materi yang dipresentasikan. Oleh karena itu, slide yang Anda buat sebaiknya berupa kerangka pembicaraan yang akan membantu Anda menyampaikan informasi. Bukan keseluruhan teks naskah yang ditayangkan di layar, lalu Anda dan audiens membacanya. Kelemahan metode bicara spontan ini adalah sulitnya dalam mengontrol waktu.
TIGA BENTUK PENYUSUNAN FILE PRESENTASI
Dari ketiga teknik penyampaian di atas, kita dapat membedakan pula tiga bentuk penyusunan slide presentasi. Bentuk-bentuk slide tersebut memiliki kegunaan yang berbeda. Oleh karena itu diharapkan informasi ini dapat membantu pembaca untuk memilih bentuk susunan slide yang tepat sesuai dengan presentasi yang akan Anda tampilkan.
1. Slide Presentasi sebagai file dokumen
File presentasi dalam format PowerPoint yang memuat informasi secara lebih lengkap dan biasanya memuat teks lebih banyak dan lebih terperinci. Jenis slide ini seperti yang disebutkan untuk jenis penyampaian presentasi verbatim yang diuraikan pada subbab sebelumnya.
Jenis slide seperti ini rawan membuat audiens menjadi bosan, karena teks yang banyak dan berjejal di layar membuat mata menjadi jenuh. Lebih-lebih bila susunan layout dalam slide tersebut buruk, maka inilah yang disebut sebagai slide yang mematikan, atau slide yang membuat penyusunnya berdosa. Slide presentasi jenis ini biasa dibuat oleh dosen maupun trainer pada perkuliahan maupun workshop, lalu file-nya di-share kepada mahasiswa sebagai catatan sebagai pengganti diktat pada zaman dahulu. Jika slide seperti ini digunakan sebagai dokumen atau materi kuliah, mungkin bisa membantu mahasiswa dalam memperoleh catatan, karena isinya memang lebih detail. Tetapi sebagai slide yang ditampilkan dalam presentasi di zaman kita ini, sudah bukan merupakan pilihan yang direkomendasikan. Banyak orang yang bertugas menyusun presentasi mengabaikan penderitaan audiensnya karena merasa bahwa apa yang disampaikan ini adalah hal penting yang pasti akan menarik perhatian peserta acara presentasi.
Tidak semua presentasi jenis ini buruk dan membuat dosa presenternya. Buku ini akan menguraikan bagaimana agar pembuat slide dan presenternya terhindar dari kedua hal buruk itu. Silahkan baca subbab "Menyusun Presentasi Sebagai Bahan Dokumentasi atau Catatan Kuliah."
Slide presentasi dalam bentuk slide show adalah jenis file presentasi yang disajikan tanpa memperhatikan peran presenter. Biasanya presentasi seperti ini akan diputar secara otomatis setelah file diaktifkan dan slide akan muncul secara otomatis sesuai pengaturan waktu. Fungsi slideshow ini mirip dengan film, di mana file dapat diatur untuk diputar berulang atau sesuai keinginan Anda.
Opsi "From Beginning" memungkinkan presentasi dimainkan secara otomatis dari slide pertama hingga terakhir. Sedangkan opsi "From Current Slide" memungkinkan slide aktif diputar otomatis hingga slide terakhir. Anda juga dapat menggunakan opsi "Broadcast Slide Show" jika ingin mengunggah presentasi ke website, sehingga pengunjung dapat memainkannya secara otomatis.
Anda juga dapat membuat "Custom Slide Show" untuk menentukan urutan slide yang akan diputar dalam waktu tertentu.
Untuk tampilan ideal dalam presentasi dengan metode Extemporaneuos, slide harus disusun dengan baik. Jenis slide ini lebih disukai oleh audiens karena memudahkan presenter untuk menyampaikan pemikirannya dengan bahasanya sendiri tanpa terpaku pada teks di slide. Hal ini memungkinkan presenter untuk berkomunikasi dengan audiens secara lebih intens. Oleh karena itu, presenter perlu persiapan yang matang dalam merencanakan alur cerita ketika menggunakan slide yang menggambarkan suatu keadaan.
"Setelah kontainer dikirim ke halaman pabrik atau gudang, seorang supervisor sebelum Anda memerintahkan anak buah untuk memuat barang yang akan diekspor, terlebih dulu harus memeriksa dan memahami apa arti berbagai sticker label yang tertera di pintu kontainer. Ada sticker pada kontainer seperti yang terlihat pada gambar ini, yang memberitahukan bahwa barang yang dimuat pada kontainer ini adalah bahan berbahaya, karena mengandung racun. Padahal barang yang akan Anda muat hanya barang tekstil biasa. Jika Anda tidak menyuruh petugas kontainer melepas stiker tersebut, nantinya kontainer Anda akan diperlakukan sebagai bahan berbahaya, dengan demikian ia akan diletakkan pada susunan paling bawah dan diperlakukan sebagai barang berbahaya. Lebih buruk lagi jika kontainer itu nantinya ditolak di negara tujuan gara-gara sticker lama yang belum dilepas."
Pada slide berikutnya, dengan memanfaatkan pengetahuan Anda, ceritakan apa makna yang tertera pada keterangan dimensi fisik kontainer yang tertera di pintu kontainer. Sedangkan slide lanjutannya menjelaskan bahwa setiap kontainer yang dimuat pada truk, posisinya harus tepat dengan "lock" atau pengunci. Jika ternyata saat kontainer dibawa, truk dalam keadaan tidak terkunci dengan baik, maka akan memiliki risiko kontainer akan lepas dan terguling saat dipindahkan dari gudang Anda ke pelabuhan. Begitu seterusnya, sehingga sebagai presenter bisa menyampaikan informasi, sementara slide Anda mendukung secara visual informasi yang Anda sampaikan.
PRESENTASI MELIBATKAN TIGA KEMAMPUAN YANG BERBEDA
Menurut Alexei, penulis Dead by PowerPoint, presentasi itu sulit. (Yang bilang presentasi itu mudah, bohong!) Karena presentasi itu melibatkan tiga kemampuan yang harus disatukan dalam diri Anda. Kemampuan (ekstrem-nya keahlian) itu adalah:
1. Untuk menulis naskah presentasi (yang jelas berbeda dengan keahlian menulis naskah karangan biasa).
2. Kemampuan untuk membuat desain slide yang memiliki estetika tinggi. Ini dapat dipelajari tanpa harus menjadi seorang desainer grafis.
3. Kemampuan sebagai seorang aktor. Ini diperlukan saat Anda tampil di muka audiens.
Seorang pembicara yang baik memiliki kemampuan bercerita seperti seorang "story teller". Oleh karena itu, dalam menyampaikan presentasi, materi dan cara penyajiannya dapat dilakukan dengan pola tertentu agar informasinya mudah dipahami oleh audiens. Berikut adalah pola-pola pengorganisasian materi dalam presentasi:
1. Pola Kronologis
Dalam pola ini, presentasi disampaikan secara berurutan, dimulai dari pembukaan, latar belakang topik pembicaraan, inti materi secara sistematis dan kronologis, hingga penutup. Misalnya, dalam presentasi tentang "Value Chain Analysis" perusahaan McDonald berdasarkan teori Michael Porter pada tahun 1985, pembicara dapat mengenalkan misi, sejarah, informasi perusahaan, pendapatan, dan kemudian masuk ke analisis Value Chain. Dengan demikian, audiens akan lebih mudah memahami konteks presentasi.
2. Pola Spasial
Pola ini cocok untuk menyajikan kronologi atau rentetan kejadian, serta ringkasan informasi. Pola ini juga efektif untuk proposal persuasif, terutama jika didukung dengan ilustrasi foto. Sebagai contoh, dalam presentasi tentang Field Trip, pembicara dapat menyajikan rentetan kejadian saat mahasiswa melakukan studi lapangan dengan penjelasan slide demi slide. Hal ini tidak hanya bermanfaat untuk dokumentasi, tetapi juga untuk pengetahuan dan wawasan orang lain yang menonton presentasi.
3. Pola Topikal
Presentasi disajikan berdasarkan topik-topik yang dibagi dalam kategori. Pola ini cocok untuk informasi horizontal yang terbagi dalam topik-topik yang saling melengkapi. Pola ini juga dapat digunakan untuk memecah uraian menjadi beberapa bagian yang merupakan topik tersendiri. Sebagai contoh, pembahasan "10 hal baru mengenai poster ilmiah" dapat dipaparkan secara terpisah untuk setiap hal baru sebagai topik tersendiri.
Dengan menggunakan pola-pola pengorganisasian materi tersebut, presentasi akan lebih terstruktur dan mudah dipahami oleh audiens.
4. Dengan Pola Kausal
Ini adalah cara mengatur ide dengan membahas struktur sebab akibat. Mengapa suatu kondisi terjadi, dan kemudian menyampaikan akibatnya. Atau, struktur tersebut dapat dibalik. Pada awalnya, akibat-akibat yang tidak diinginkan disampaikan, baru kemudian dibahas penyebabnya.
Contoh: Saat presentasi tentang Pemanasan Global, awalnya dijelaskan tentang kerusakan lingkungan yang disebabkan oleh peningkatan suhu bumi, kemudian diuraikan penyebab-penyebabnya. Di akhir presentasi, disampaikan himbauan untuk turut menjaga lingkungan dengan membuat "green house". Contoh presentasi yang sangat baik adalah "An Inconvenient Truth" yang disampaikan oleh Wakil Presiden Amerika Serikat - Al Gore. Potongan dari presentasi ini saya sertakan dalam Bonus DVD buku ini.
5. Dengan Pola Pemecahan Masalah
Untuk memudahkan audiens dalam memahami topik pembicaraan, pola ini dibagi menjadi dua atau lebih bagian. Pada bagian pertama, audiens diajak untuk mendiagnosis permasalahan. Setelah itu, masuk ke bagian mencari/menawarkan solusi pemecahan masalah.
secara tidak langsung menjadi dua bagian, yaitu:
a. Pekerjaan-pekerjaan besar tidak akan terlaksana tanpa adanya rencana yang
b. Rencana pasti akan gagal apabila
Pembagian ini sederhana, agar alur penuturan dapat dibagi menjadi hal-hal positif yang harus dikerjakan dan hal-hal negatif yang harus dihindari. Meskipun pada bagian yang menuturkan hal negatif segera diikuti dengan tip positifnya. Dengan demikian, antara "Do" dan "Don't" dapat dipisahkan secara jelas. Audiens dapat dengan mudah memahami pesan yang disampaikan. Pemisahan seperti ini akan memudahkan presenter untuk beralih dari satu topik dengan alur cerita tersendiri, ke topik berikutnya.
Posting Komentar