Sebuah intranet adalah jaringan komputer untuk berbagi informasi, komunikasi yang lebih mudah, alat kolaborasi, sistem operasional, dan layanan komputasi lainnya dalam sebuah organisasi, biasanya dengan pengecualian akses oleh pihak luar. Istilah ini digunakan sebagai kontras dengan jaringan publik, seperti Internet, tetapi menggunakan teknologi yang sama berdasarkan rangkaian protokol Internet.
Sebuah intranet yang meliputi seluruh organisasi dapat menjadi titik fokus penting dalam komunikasi dan kolaborasi internal, dan menyediakan titik awal tunggal untuk mengakses sumber daya internal dan eksternal. Dalam bentuknya yang paling sederhana, sebuah intranet didirikan dengan teknologi untuk jaringan area lokal (LAN) dan jaringan area luas (WAN). Banyak intranet modern memiliki mesin pencari, profil pengguna, blog, aplikasi seluler dengan pemberitahuan, dan perencanaan acara dalam infrastruktur mereka.
Sebuah intranet kadang-kadang dibandingkan dengan sebuah extranet. Sementara intranet umumnya dibatasi hanya bagi karyawan organisasi, extranet juga dapat diakses oleh pelanggan, pemasok, atau pihak yang disetujui lainnya. Extranet memperluas jaringan pribadi ke Internet dengan ketentuan khusus untuk otentikasi, otorisasi, dan akuntansi (protokol AAA).
Intranet semakin banyak digunakan untuk menyediakan berbagai alat, seperti untuk kolaborasi (untuk memfasilitasi bekerja dalam kelompok dan telekonferensi) atau direktori perusahaan, penjualan dan manajemen hubungan pelanggan, atau manajemen proyek. Intranet juga digunakan sebagai platform perubahan budaya perusahaan. Sebagai contoh, sejumlah besar karyawan yang menggunakan aplikasi forum intranet untuk mengadakan diskusi tentang isu-isu kunci dapat menghasilkan ide-ide baru terkait manajemen, produktivitas, kualitas, dan isu-isu perusahaan lainnya. Di intranet besar, lalu lintas situs web seringkali mirip dengan lalu lintas situs web publik dan dapat lebih dipahami dengan menggunakan perangkat lunak metrik web untuk melacak aktivitas keseluruhan. Survei pengguna juga meningkatkan efektivitas situs web intranet.
Perusahaan besar memungkinkan pengguna dalam intranet mereka untuk mengakses internet publik melalui server firewall. Mereka memiliki kemampuan untuk menyaring pesan masuk dan keluar, menjaga keamanan tetap utuh. Ketika bagian dari intranet dibuat dapat diakses oleh pelanggan dan orang lain di luar bisnis, itu menjadi bagian dari extranet. Bisnis dapat mengirim pesan pribadi melalui jaringan publik menggunakan enkripsi/dekripsi khusus dan perlindungan keamanan lainnya untuk menghubungkan satu bagian intranet mereka ke bagian lainnya.
Tim pengalaman pengguna, editorial, dan teknologi intranet bekerja sama untuk menghasilkan situs internal. Paling umum, intranet dikelola oleh departemen komunikasi, HR, atau CIO dari organisasi besar, atau kombinasi dari ketiganya.
Karena lingkup dan variasi konten serta jumlah antarmuka sistem, intranet banyak organisasi jauh lebih kompleks daripada situs web publik mereka masing-masing. Intranet dan penggunaan intranet berkembang pesat. Menurut Intranet Design Annual 2007 dari Nielsen Norman Group, jumlah halaman di intranet partisipan rata-rata 200.000 selama tahun 2001 hingga 2003 dan telah berkembang menjadi rata-rata 6 juta halaman selama 2005-2007.
Intranet dapat membantu pengguna menemukan dan melihat informasi dengan lebih cepat serta menggunakan aplikasi yang relevan dengan peran dan tanggung jawab mereka. Dengan antarmuka browser web, pengguna dapat mengakses data yang disimpan dalam database apa pun yang ingin organisasi buat tersedia setiap saat dan, tergantung pada ketentuan keamanan, dari mana pun di dalam workstation perusahaan, meningkatkan kemampuan karyawan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan lebih cepat, lebih akurat, dan dengan keyakinan bahwa mereka memiliki informasi yang tepat. Hal ini juga membantu meningkatkan layanan yang diberikan kepada pengguna.
Dengan menggunakan hipermedia dan teknologi Web, penerbitan Web memungkinkan pemeliharaan dan akses mudah ke pengetahuan perusahaan yang rumit, seperti manual karyawan, dokumen manfaat, kebijakan perusahaan, standar bisnis, aliran berita, dan bahkan pelatihan, yang semuanya dapat diakses di seluruh perusahaan menggunakan standar Internet umum (file Acrobat, file Flash, aplikasi CGI). Karena setiap unit bisnis dapat memperbarui salinan online dari sebuah dokumen, versi terbaru biasanya tersedia bagi karyawan yang menggunakan intranet. Intranet juga digunakan sebagai platform untuk mengembangkan dan menerapkan aplikasi untuk mendukung operasi bisnis dan keputusan di seluruh perusahaan yang terhubung oleh jaringan.
Informasi mudah diakses oleh semua pengguna yang diotorisasi, memungkinkan kolaborasi. Kemampuan untuk berkomunikasi secara real-time melalui alat pihak ketiga yang terintegrasi, seperti pesan instan, mempromosikan berbagi ide dan menghilangkan hambatan komunikasi untuk membantu meningkatkan produktivitas bisnis.
Intranet dapat berfungsi sebagai alat komunikasi yang kuat (seperti melalui obrolan, email, dan/atau blog) di dalam organisasi tertentu tentang inisiatif strategis vertikal yang memiliki jangkauan global di seluruh organisasi tersebut. Jenis informasi yang dapat dengan mudah disampaikan adalah tujuan dari inisiatif tersebut dan apa yang ingin dicapainya, siapa yang mendorongnya, hasil yang telah dicapai sampai saat ini, dan siapa yang harus dihubungi untuk informasi lebih lanjut. Dengan menyediakan informasi ini di intranet, staf dapat tetap terkini dengan fokus strategis organisasi mereka. Sebagai contoh, ketika Nestlé memiliki sejumlah pabrik pengolahan makanan di Skandinavia, sistem pendukung pusat mereka harus menangani sejumlah pertanyaan setiap hari. Ketika Nestlé memutuskan untuk berinvestasi dalam intranet, mereka dengan cepat menyadari penghematan tersebut. Gerry McGovern mengatakan bahwa penghematan dari pengurangan panggilan pertanyaan jauh lebih besar dari investasi dalam intranet.
Pengguna dapat melihat informasi dan data melalui browser web daripada mempertahankan dokumen fisik seperti manual prosedur, daftar telepon internal, dan formulir permintaan. Hal ini potensial dapat menghemat uang perusahaan dalam mencetak, menduplikasi dokumen, dan lingkungan, serta biaya pemeliharaan dokumen. Sebagai contoh, perusahaan HRM PeopleSoft "mendapatkan penghematan biaya yang signifikan dengan memindahkan proses HR ke intranet". McGovern melanjutkan dengan mengatakan bahwa biaya manual untuk mendaftar manfaat ditemukan sebesar US$109,48 per pendaftaran. "Menggeser proses ini ke intranet mengurangi biaya per pendaftaran menjadi $21,79; penghematan 80 persen". Perusahaan lain yang menghemat uang dalam laporan biaya adalah Cisco. "Pada tahun 1996, Cisco memproses 54.000 laporan dan jumlah dolar yang diproses adalah USD19 juta".
Banyak perusahaan menetapkan spesifikasi komputer yang pada gilirannya dapat memungkinkan pengembang Intranet menulis aplikasi yang hanya harus bekerja pada satu browser sehingga tidak ada masalah kompatibilitas lintas browser. Dapat mengatasi secara khusus "pemirsa" adalah keuntungan besar. Karena intranet bersifat khusus pengguna (memerlukan otentikasi database/jaringan sebelum akses), pengguna tahu dengan pasti siapa yang mereka ajak bicara dan dapat mempersonalisasi intranet mereka berdasarkan peran (jabatan, departemen) atau individu ("Selamat Jane, atas tahun ketiga Anda bersama perusahaan kami!").
Karena "keterlibatan dalam pengambilan keputusan" adalah salah satu pendorong utama keterlibatan karyawan, menawarkan alat (seperti forum atau survei) yang memfasilitasi kolaborasi antar sesama dan partisipasi karyawan dapat membuat karyawan merasa lebih dihargai dan terlibat.
Sebagian besar organisasi mengalokasikan sumber daya yang signifikan dalam merencanakan dan melaksanakan intranet mereka karena ini memiliki arti strategis bagi kesuksesan organisasi. Beberapa dari perencanaan tersebut akan mencakup topik-topik seperti menentukan tujuan dan tujuan intranet, mengidentifikasi orang atau departemen yang bertanggung jawab atas implementasi dan manajemen serta merancang rencana fungsional, tata letak halaman, dan desain.
Staf yang tepat juga akan memastikan jadwal implementasi dan penghapusan sistem yang sudah ada terorganisir, sambil menentukan dan melaksanakan keamanan intranet dan memastikan bahwa itu sesuai dengan batasan hukum dan kendala lainnya. Untuk menghasilkan produk akhir yang bernilai tinggi, perencana sistem harus menentukan tingkat interaktivitas yang diinginkan (misalnya, wiki, formulir online).
Perencana juga dapat mempertimbangkan apakah input data baru dan pembaruan data yang sudah ada akan dikendalikan secara sentral atau terdistribusi. Keputusan-keputusan ini bersanding dengan pertimbangan hardware dan software (seperti sistem manajemen konten), masalah partisipasi (seperti selera baik, pelecehan, kerahasiaan), dan fitur yang akan didukung.
Intranet seringkali adalah situs statis; mereka adalah drive bersama, menyajikan dokumen-dokumen yang disimpan secara sentral bersama dengan artikel atau komunikasi internal (seringkali komunikasi satu arah). Dengan memanfaatkan perusahaan yang mengkhususkan diri dalam intranet 'sosial', organisasi mulai memikirkan bagaimana intranet mereka dapat menjadi 'pusat komunikasi' bagi seluruh tim mereka. Implementasi sebenarnya akan mencakup langkah-langkah seperti mendapatkan dukungan dan pendanaan manajemen senior, melakukan analisis kebutuhan bisnis, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi pengguna.
Dari perspektif teknis, akan diperlukan instalasi yang terkoordinasi dari server web dan jaringan akses pengguna, aplikasi pengguna/klien yang diperlukan, dan penciptaan kerangka dokumen (atau templat) untuk konten yang akan dihosting. Pengguna akhir harus terlibat dalam pengujian dan mempromosikan penggunaan intranet perusahaan, mungkin melalui metodologi adopsi paralel atau program pilot. Secara jangka panjang, perusahaan harus melakukan pengukuran dan evaluasi berkelanjutan, termasuk melalui pembandingan dengan layanan perusahaan lainnya.
Pemeliharaan Menjaga agar tetap terkini
Sebuah struktur intranet memerlukan personil kunci yang berkomitmen untuk memelihara intranet dan menjaga konten tetap terkini. Untuk umpan balik tentang intranet, jaringan sosial bisa dilakukan melalui forum untuk pengguna menunjukkan apa yang mereka inginkan dan apa yang mereka tidak sukai.
Perlindungan privasi
Peraturan Perlindungan Data Umum Uni Eropa mulai berlaku pada Mei 2018. Sejak saat itu, perlindungan privasi karyawan, pelanggan, dan pemangku kepentingan lainnya (misalnya, konsultan) telah menjadi perhatian yang semakin signifikan bagi sebagian besar perusahaan (setidaknya, semua yang memiliki kepentingan di pasar dan negara di mana regulasi ada untuk melindungi privasi).
Jaringan swasta perusahaan
Jaringan swasta perusahaan adalah jaringan komputer yang dibangun oleh sebuah bisnis untuk menghubungkan berbagai situs perusahaannya (seperti situs produksi, kantor, dan toko) untuk berbagi sumber daya komputer.
Dimulai dengan digitalisasi jaringan telekomunikasi, dimulai pada tahun 1970-an di AS oleh AT&T, dan didorong oleh pertumbuhan ketersediaan dan tuntutan sistem komputer, jaringan perusahaan telah dibangun selama puluhan tahun tanpa perlu menambahkan istilah pribadi pada mereka. Jaringan dioperasikan melalui jaringan telekomunikasi dan, seperti komunikasi suara, sejumlah keamanan dan kerahasiaan diharapkan dan disampaikan.
Tetapi dengan Internet pada tahun 1990-an datang jenis jaringan baru, jaringan pribadi virtual, dibangun di atas infrastruktur publik ini, menggunakan enkripsi untuk melindungi lalu lintas data dari penyadapan. Jadi jaringan perusahaan sekarang umumnya disebut sebagai jaringan swasta perusahaan untuk mengklarifikasi bahwa ini adalah jaringan pribadi, berbeda dengan jaringan publik.
Posting Komentar