Sistem pemrosesan data transaksi terus mengalami perkembangan, dari sistem pemrosesan secara manual menjadi proses data elektronik menggunakan mesin. Bagi perusahaan, kegiatan transaksi ini sangat penting karena berhubungan langsung dengan kondisi keuangan. Jika terjadi sedikit kesalahan dalam hal perhitungan atau saat melakukan transaksi, maka perusahaan akan mengalami kerugian.
Karena itu, perusahaan harus menerapkan teknologi Transaction Processing Systems (TPS), yang berfungsi untuk mencatat dan memproses data hasil dari transaksi bisnis, seperti penjualan, pembelian, dan perubahan persediaan atau inventori. TPS dapat mengelola semua transaksi perusahaan dengan efisien, bahkan dalam jumlah yang besar sekalipun. Umumnya, TPS akan digunakan oleh pihak manajerial untuk mencatat inventaris perusahaan dan juga mengatur pembayaran gaji para pekerjanya. TPS mengumpulkan data secara terus-menerus, biasanya secara real time, dan menjadi data input untuk database perusahaan.
TPS menghasilkan berbagai informasi produk untuk penggunaan internal maupun eksternal. Sebagai contoh, TPS membuat pernyataan konsumen, cek gaji karyawan, kuitansi penjualan, order pembelian, formulir pajak, dan rekening keuangan. TPS juga memperbaharui database yang digunakan perusahaan untuk diproses lebih lanjut oleh Sistem Informasi Manajemen. TPS merupakan proses yang kritikal untuk suksesnya perusahaan.
Dengan begitu, risiko terjadinya kesalahan saat melakukan kegiatan transaksi rutin tersebut semakin kecil dan perusahaan tidak rentan mengalami kerugian. Jadi, dengan memiliki sistem informasi manajemen TPS, perusahaan akan memiliki sistem transaksi yang terintegrasi serta efektif.
Tugas utama TPS adalah mengumpulkan dan mempersiapkan data untuk keperluan sistem informasi yang lain dalam perusahaan. Misalnya untuk kebutuhan sistem informasi manajemen, atau kebutuhan sistem informasi eksekutif.
Pengumpulan data yang dimaksud adalah menangkap dan mengumpulkan semua data yang diperlukan untuk menyelesaikan proses transaksi. Dimulai dengan transaksi (misal, mengambil order pelanggan) dan menghasilkan data yang berfungsi sebagai input ke TPS. Data harus ditangkap pada sumbernya dan dicatat akurat secara tepat waktu. Caranya bisa dilakukan secara manual, yaitu mengumpulkan order penjualan atau perubahan persediaan yang ditulis tangan, menginputkan data langsung ke dalam komputer. Dan, secara otomatis, yaitu dilakukan dengan perangkat input khusus seperti scanner, point-of-sale dan terminal.
Selanjutnya, data transaksi yang terkumpul dan diinput akan diolah pada TPS melalui dua metode. Pertama, Batch Processing, adalah cara pengolahan data di mana transaksi bisnis yang terkumpul selama periode waktu tertentu diproses sebagai satu kesatuan atau batch. Batch processing sangat berguna bagi perusahaan yang perlu memproses data dalam jumlah besar namun memiliki sumber daya terbatas. Sebagai contoh, transaksi kartu kredit diproses secara batch untuk menghemat sumber daya TI dari keharusan memproses setiap transaksi secara individual.
Kedua, Online Transaction Processing (OLTP), adalah bentuk pengolahan data di mana setiap transaksi diproses segera tanpa menunggu transaksi yang terakumulasi dalam batch. Sebagai contoh, ketika seorang nasabah bank melakukan penarikan uang dari rekeningnya, transaksi tersebut harus segera diproses dan saldo rekening diperbaharui agar bank dan nasabah dapat melacak dana secara real-time.
TPS memiliki kapasitas penyimpanan data yang besar dan dapat memproses volume data yang besar. Di dalam TPS, terdapat beberapa jenis subsistem seperti Payroll, Order Entry, Invoicing, Inventory, Shipping, Accounts Receivable, Purchasing, Receiving, Account Payable, dan General Ledger. Setiap subsistem memiliki peran penting dalam mengelola berbagai aspek transaksi bisnis untuk menghasilkan laporan yang diperlukan.
Pada hakikatnya, ada beberapa tujuan yang ingin dicapai perusahaan dengan menerapkan teknologi TPS ini. Pertama, untuk menangkap, memproses, dan memperbarui database yang diperlukan untuk mendukung kegiatan sehari-hari perusahaan. Kedua, memastikan bahwa data diproses dengan akurat dan lengkap. Ketiga, mencegah transaksi penipuan. Keempat, menghasilkan respon dan laporan tepat waktu. Kelima, mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja administrasi. Keenam, membantu meningkatkan pelayanan kepada pelanggan. Ketujuh, mencapai keunggulan kompetitif.
Posting Komentar