Berbicara tentang pengelolaan bisnis, seringkali dokumen diabaikan dan tidak dijadikan prioritas. Padahal, memahami manajemen dokumen dapat memberikan dampak besar bagi perusahaan. Dokumen memegang peranan penting dalam suatu perusahaan, karena berisi informasi penting yang berkaitan dengan berbagai aspek bisnis seperti perencanaan, pengambilan keputusan, kebijakan perusahaan, pengawasan kinerja, evaluasi kebijakan, dan lain sebagainya.
Jika sebuah perusahaan tidak memiliki sistem yang efektif untuk mengelola dokumen-dokumen mereka, baik dokumen saat ini maupun arsip lama, maka hal tersebut dapat merugikan perusahaan tersebut. Di era digital seperti sekarang, pengelolaan dokumen dapat dilakukan secara digital dengan menggunakan Document Management System (DMS).
DMS adalah solusi perangkat lunak yang dirancang khusus untuk mengelola, mengamankan, melacak, mendigitalisasi, menandai, menyetujui, dan menyelesaikan tugas pada file bisnis. Setiap perusahaan pasti memerlukan sistem pengelolaan dokumen yang efisien, namun seringkali proses yang ada memakan banyak waktu dan diabaikan dalam pengambilan keputusan. Oleh karena itu, penting untuk memahami pentingnya manajemen dokumen dan menggunakan DMS untuk memudahkan proses pengelolaan dokumen dalam operasional sehari-hari.
Sementara itu, setiap perusahaan harus memiliki sistem DMS yang efisien agar prosesnya tidak menjadi pemborosan waktu. Oleh karena itu, saat ini sistem yang digunakan mengandalkan sistem komputer atau perangkat lunak cloud untuk menyimpan dan mengelola dokumen elektronik.
Tujuan dari penggunaan sistem pengelolaan dokumen adalah untuk menyampaikan informasi yang terdapat dalam dokumen. Sistem manajemen dokumen digunakan untuk menangkap dan mengorganisir berbagai jenis dokumen ke dalam bentuk elektronik yang mudah ditemukan dan diakses saat diperlukan. Dokumen di sini didefinisikan sebagai berbagai objek atau informasi yang direkam dan dianggap sebagai unit data.
Bagaimana dengan dokumen fisik atau dokumen kertas seperti faktur? Untuk jenis dokumen tersebut, dokumen akan di-scan terlebih dahulu dan kemudian diintegrasikan ke dalam sistem dalam bentuk elektronik agar bisa diakses di masa mendatang.
Dokumen kemudian akan diindeks berdasarkan kategorinya, seperti departemen atau divisi, nomor urut, vendor, atau kategori lain yang relevan untuk perusahaan. Berbeda dengan manajemen dokumen tradisional yang masih manual dan menggunakan map, MDS menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik yang lebih mudah diakses oleh personal atau klien yang berwenang.
DMS sebagai aplikasi perangkat lunak memiliki berbagai komponen. Pertama, penangkapan dokumen (capturing), yaitu proses dokumen fisik dengan cara scanning agar dokumen dapat disimpan dalam format elektronik. Beberapa sistem menggunakan perangkat lunak OCR (optical character recognition) untuk mengubah gambar digital dari dokumen scan menjadi teks yang dapat dibaca. Proses penangkapan ini juga melibatkan penerimaan dokumen dalam format elektronik maupun file digital lainnya ke dalam sistem.
Kedua, Penyimpanan. Bagian ini berhubungan dengan cara dokumen disimpan di dalam pusat penyimpanan untuk kemudian dapat diakses. Penyimpanan mencakup lokasi spesifik di mana dokumen disimpan dalam sistem, lama penyimpanan, perpindahan dokumen melalui berbagai media penyimpanan, hingga penghapusan dokumen di masa mendatang. Ketiga, Metadata dokumen. Pada umumnya, setiap dokumen disimpan bersama dengan informasi metadata. Misalnya tanggal dan waktu penyimpanan, nama orang yang menyimpan dokumen, dan format dokumen. Sistem manajemen dokumen bisa mengambil metadata sendiri atau meminta pengguna untuk memberikan informasi yang dibutuhkan.
Keempat, Versioning, adalah proses di mana dokumen dimasukkan atau diambil dari sistem, memungkinkan pengguna untuk mengakses versi terbaru atau versi sebelumnya dari dokumen tersebut. Seiring waktu, dokumen akan diperbaharui, sehingga versioning penting untuk memastikan pengguna masih bisa mengakses versi sebelumnya sebagai referensi. Kelima, Pengindeksan. Proses pengindeksan membantu pengguna melacak dokumen elektronik yang disimpan dalam sistem. Pengindeksan bisa sebatas pelacakan identifikasi dokumen dalam sistem, atau klasifikasi spesifik untuk setiap dokumen berdasarkan indeks kata atau metadata yang diambil dari konten dokumen. Proses ini sangat penting dalam program DMS karena pengindeksan dapat mempercepat, meningkatkan efisiensi, dan memperbaiki akurasi proses penarikan dokumen.
Keenam, Proses pengambilan dokumen, atau yang dikenal dengan istilah retrieval, merupakan salah satu elemen yang penting dalam sistem manajemen dokumen. Proses ini melibatkan cara dokumen ditarik dari pusat penyimpanan. Kompleksitas proses penarikan dokumen terletak pada pengaturan akses dan izin terhadap setiap dokumen. Pengguna dapat mengakses dokumen dengan menggunakan identifikasi unik yang diinginkan, seperti metadata dan istilah pencarian tertentu. Pencarian merupakan elemen yang ketujuh. Pengguna dapat mencari dokumen atau folder tertentu berdasarkan atribut atau pencarian teks penuh.
Atribut tersebut dapat berupa judul dokumen, tag, atau metadata lainnya. Pembagian atau distribusi adalah elemen yang kedelapan. Dalam sistem manajemen dokumen yang efisien, proses distribusi dokumen, folder, atau akun dapat diatur agar dilakukan oleh personel yang berwenang. Sistem juga dapat memberikan izin untuk melihat atau mengedit dokumen kepada pengguna yang memiliki izin untuk mengedit metadata. Workflow, sebagai elemen kesembilan, adalah proses pengelompokan dokumen sesuai dengan struktur dan hirarki kategori proses bisnis organisasi yang bersangkutan. Keamanan dokumen adalah elemen yang kesepuluh. Aspek keamanan ini penting untuk diperhatikan dalam sistem manajemen dokumen, terutama dengan adanya ancaman keamanan seperti crypto-ransom malware. Oleh karena itu, menyimpan dokumen di tempat penyimpanan yang aman sangat penting. Selain itu, pencadangan atau backup dokumen juga perlu dilakukan. Tanpa backup dokumen, perusahaan dapat mengalami kerugian besar akibat serangan virus, peretasan, atau bencana alam seperti kebakaran.
Ada beberapa manfaat dari penerapan sistem pengelolaan dokumen ini. Pertama, dapat mencapai efisiensi yang signifikan dalam mengelola data informasi dari klien dengan menggunakan sumber daya yang lebih sedikit. Ini memungkinkan pengalihan sumber daya yang berlebih ke area lain yang lebih membutuhkan.
Kedua, kemudahan dalam mengelola dokumen melalui sistem manajemen dokumen yang dirancang khusus untuk kebutuhan bisnis dan organisasi. Ketiga, menghemat waktu karena waktu adalah uang. Jika waktu pegawai tidak terbuang untuk tugas yang tidak produktif, hal ini akan berdampak positif pada kinerja perusahaan. Selain itu, dapat menghemat sekitar 20% ruang kantor karena penyimpanan informasi dilakukan secara elektronik dan mengurangi penggunaan kertas. Keempat, keamanan dokumen terjamin dengan sistem penyimpanan database.
0 comments:
Posting Komentar