Penggunaan teknologi di perusahaan bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja karyawan, efisiensi dan efektivitas bisnis. Penggunaan teknologi komunikasi seperti email, messenger, fax, voice mail, dan teleconference dapat mempengaruhi cashflow perusahaan jika digunakan secara intensif. Oleh karena itu, solusi pengelolaan komunikasi terintegrasi dan kolaboratif diperlukan agar efisien dan efektif. Salah satu solusinya adalah mengadopsi teknologi Unified Communication (UC) yang mengintegrasikan semua perangkat komunikasi.
Teknologi UC merupakan gabungan layanan komunikasi seperti telepon, web, teks, video conference, pesan instan, voicemail, dan Email. Komunikasi dapat dilakukan melalui berbagai device seperti personal computer, tablet, dan smartphone di jaringan IP tanpa batasan jarak, waktu, dan media. Teknologi ini diciptakan berkat jaringan internet dan voice over internet protocol (VoIP) sehingga setiap perangkat dapat saling menggantikan satu sama lain.
Penggunaan UC memungkinkan perusahaan menggabungkan telepon dengan email kantor, kalendar, dan direktori untuk meningkatkan produktivitas karyawan dan mengurangi beban administratif. Dengan UC, perusahaan dapat beroperasi lebih efisien sementara karyawan memiliki lebih banyak kendali dalam cara mereka dihubungi. Sebuah survei di Amerika Serikat menunjukkan bahwa 41% dari 524 pengguna UC menggunakan teknologi ini untuk meningkatkan produktivitas.
Unified Communication (UC) menciptakan lingkungan komunikasi yang lancar, memastikan individu, sumber daya, atau proses bisnis dapat diakses kapan pun, di mana pun, dan melalui berbagai jaringan dan antarmuka. Contohnya, melalui komputer, telepon, atau perangkat mobile.
Teknologi UC membantu dalam pengembangan produk dengan penerapan komunikasi dan kolaborasi yang tepat di semua aspek bisnis. Perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan efektivitas waktu berinteraksi melalui saluran komunikasi yang lebih efisien.
Dari segi keamanan, UC juga memberikan perlindungan ekstra. Setiap percakapan dienkripsi sehingga meskipun terjadi penyadapan, rekamannya tidak dapat diakses. Salah satu fitur populer dari UC adalah Round Table, yang memungkinkan telekonferensi dengan biaya internet biasa. Fitur ini membantu menghemat biaya akomodasi dan transportasi yang biasanya diperlukan dalam pertemuan regional.
Secara sederhana, UC memiliki empat fungsi komunikasi. Pertama, kolaborasi. UC memungkinkan penciptaan ruang kolaborasi virtual untuk rapat jarak jauh dan pertukaran informasi melalui berbagai perangkat komputasi awan seperti tablet Android, Apple, dan laptop Windows. Kedua, pertemuan. UC menawarkan alternatif pertemuan melalui pesan dan video call. Pesan memungkinkan pertemuan melalui obrolan grup, sedangkan video call menyediakan layanan komunikasi tatap muka, presentasi, dan papan tulis berbasis awan.
Ketika mengelola peristiwa, seperti kegagalan sistem IT atau gangguan dalam rantai pasokan, penting untuk dapat berkomunikasi dengan cepat dan efisien. Menemukan orang yang tepat dengan informasi yang dibutuhkan dalam waktu singkat bisa menjadi tantangan, dan pemberitahuan massal sering digunakan dalam situasi ini. Selain itu, saat pelanggan menghubungi perusahaan, perlu adanya sistem contact center yang dapat mengarahkan mereka kepada sumber daya yang tepat dalam waktu yang singkat.
Teknologi Unified Communication (UC) memungkinkan berbagai device untuk terhubung dan berkomunikasi, memberikan manfaat bagi perusahaan dan pelanggan. Dengan UC, karyawan dapat bekerja lebih produktif dan efisien, tanpa terbatas oleh jarak atau waktu. Mereka juga dapat berkolaborasi dengan mudah dalam satu lingkungan terpadu, mengurangi biaya operasional perusahaan. UC juga memungkinkan layanan cepat melalui notifikasi pesan yang dapat diakses kapan pun.
Selain itu, UC dapat mengurangi biaya perjalanan, teknologi informasi, dan telekomunikasi perusahaan. Hal ini juga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan dan memberikan pengalaman baru yang lebih baik bagi pengguna UC. Dengan fasilitas lengkap untuk kerja tim, UC dapat mempercepat pengembangan bisnis secara signifikan.
Namun, menemukan dan menerapkan satu solusi komunikasi yang sesuai untuk semua pengguna dan sesuai dengan gaya kerja para karyawan bukanlah hal yang mudah. Ketika memilih platform Unified Communication (UC), sebuah organisasi perlu mempertimbangkan pendekatan yang berfokus pada manusia dalam berkomunikasi. Selain itu, pemilihan platform yang tepat juga sangat penting. Untuk mengelola biaya implementasi komunikasi, pemilihan arsitektur standar terbuka juga menjadi faktor krusial. Dan tentu saja, memilih vendor yang sesuai juga tidak kalah penting.
Saat ini, ada banyak vendor yang menawarkan solusi end-to-end. Dalam memilih vendor tersebut, terdapat beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan, seperti platform yang terbuka, fokus pada layanan dan keamanan, keamanan real-time, serta kompatibilitas dengan berbagai vendor.
Posting Komentar