Dalam pelajaran Sistem Informasi terdapat teknik-teknik untuk mengumpulkan informasi dari individu atau perusahaan yang ingin kita ketahui lebih lanjut. Hal ini sangat berguna bagi mereka yang sedang mencari pekerjaan pada bulan November mendatang. Sebaiknya sebelum melamar atau bergabung dengan suatu kantor atau lembaga, Anda mencari tahu terlebih dahulu tentang situasi di dalamnya. Ini akan membantu Anda agar tidak bingung dengan kondisi yang ada. Berikut langkah-langkah yang dapat Anda lakukan untuk mendapatkan informasi tersebut: (karena saya telah lulus mata kuliah ini, saya ingin berbagi)
Langkah-langkah untuk mendapatkan informasi dari wawancara
Ada lima langkah penting dalam melakukan wawancara:
1. Pilih orang yang akan diwawancarai
2. Siapkan pertanyaan yang akan diajukan dalam wawancara
3. Persiapkan segala hal yang diperlukan sebelum wawancara dilakukan
4. Lakukan wawancara sesuai dengan rencana yang telah disusun
5. Lakukan tindak lanjut setelah wawancara selesai
Pemilihan calon wawancara.
1. Memilih orang yang akan diwawancarai
- Berdasarkan kebutuhan informasi
- Melibatkan beberapa perspektif:
i. Manajer
ii. Pengguna
iii. Semua pihak terkait dengan sistem (stakeholder)
Jenis Pertanyaan:
- Pertanyaan Tertutup: Berapa jumlah pesanan yang diterima melalui telepon?
- Bagaimana proses pemesanan dilakukan?
- Apa informasi tambahan yang dibutuhkan untuk sistem baru?
- Pertanyaan Terbuka: Bagaimana pandangan Anda tentang sistem yang sudah ada?
- Apa masalah yang sering dihadapi sehari-hari?
- Bagaimana cara menentukan jenis pemasaran yang harus dilakukan?
- Pertanyaan Mendalam: Mengapa?
- Bisakah Anda memberikan contoh?
- Bisakah dijelaskan lebih detail?
Melakukan Wawancara:
- Wawancara Tindak lanjut:
Merencanakan pertanyaan wawancara
- Wawancara tak terstruktur:
Memberikan informasi yang luas dan global
- Wawancara terstruktur:
Memberikan informasi yang lebih spesifik
Langkah Persiapan Wawancara:
1. Membuat perencanaan wawancara secara global
- Menyiapkan/mengumpulkan pertanyaan
- Mengantisipasi jawaban dan pertanyaan lanjutan
2. Memastikan area pengetahuan yang akan dibahas
3. Menetapkan prioritas jika waktu terbatas
4. Menyiapkan individu yang akan diwawancarai
- Menjadwalkan wawancara
- Menjelaskan tujuan dari wawancara
- Menjelaskan topik diskusi.
1. Menjadi profesional dan tidak memihak
2. Mencatat semua informasi yang diperoleh
3. Memahami semua isu dan istilah yang dibahas
4. Membedakan antara opini dan fakta
5. Memberikan kesempatan kepada pihak yang diwawancarai untuk mengajukan pertanyaan tambahan
6. Bersyukur atas jawaban yang diberikan
7. Mengakhiri sesi wawancara tepat waktu
8. Menyusun catatan hasil wawancara
9. Menyusun laporan dari hasil wawancara
10. Mengatasi hambatan yang mungkin muncul selama wawancara dan mempersiapkan pertanyaan tambahan yang relevan.
Joint Application Design (JAD) pertama kali diperkenalkan oleh tim IBM sekitar tahun 1970. Ini adalah pertemuan terstruktur yang dihadiri oleh sekitar 10 hingga 20 peserta, biasanya berlangsung selama 30 hingga 60 menit per agenda. Selama pertemuan, sering kali dilakukan istirahat.
Ada beberapa langkah yang harus dilakukan dalam JAD, yaitu memilih peserta, merancang pertemuan, menyiapkan pertemuan, melaksanakan pertemuan, dan melakukan tindak lanjut. Konsep utama dari JAD adalah memungkinkan kerjasama yang lebih intensif antara manajer, pengguna, dan pengembang, mengurangi ketidakjelasan informasi hingga 50%, serta menghindari kebutuhan pengguna yang terlalu spesifik atau ambigu.
Untuk mengatur setting JAD yang efektif, biasanya tempat duduk disusun dalam bentuk U-shaped untuk memudahkan interaksi. Selain itu, perlu dihindari gangguan selama pertemuan berlangsung. Alat-alat seperti whiteboard, flip chart, prototyping tools, dan e-JAD juga biasanya disiapkan untuk membantu dalam proses perancangan aplikasi bersama.
Pertemuan JAD1 adalah sesi yang diadakan dalam rentang waktu 5 hingga 10 hari terakhir untuk setiap periode 3 bulan. Pertemuan ini bertujuan untuk menyusun pertanyaan seperti wawancara, menyusun agenda formal, dan memfasilitasi berbagai aktivitas. Fasilitator bertugas menjaga agar pembahasan tetap terkendali, membantu dalam menjelaskan istilah teknis, merekam input dari kelompok, serta membantu menyelesaikan isu-isu yang muncul. Selain itu, juga penting untuk melakukan tindak lanjut untuk pertemuan selanjutnya.
Dalam mengatur permasalahan dalam pertemuan JAD, hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain mengurangi dominasi, mendorong partisipasi dari seluruh anggota, menghindari pembahasan yang menyimpang, mengelola agenda dengan baik, menyelesaikan konflik yang muncul, dan menggunakan humor untuk memecah kebekuan.
Kuesioner juga merupakan salah satu alat yang penting dalam proses ini. Langkah-langkah dalam menyusun kuesioner meliputi pemilihan peserta, desain kuesioner yang cermat, administrasi kuesioner untuk mendapatkan tingkat respons yang baik, dan melakukan tindak lanjut dengan mengirimkan hasil kepada peserta.
Dalam merancang kuesioner yang baik, penting untuk memulai dengan pertanyaan yang menarik, mengelompokkan item-item secara logis, tidak menyusun pertanyaan penting di akhir kuesioner, menghindari penggunaan singkatan, menghindari pertanyaan yang bias atau sugestif, dan memberi nomor pada pertanyaan agar tidak membingungkan. Sebaiknya juga dilakukan uji coba kuesioner sebelum digunakan untuk mengidentifikasi pertanyaan yang membingungkan. Selain itu, penting juga untuk memberikan anonimitas kepada responden.
Analisis dokumen juga bisa memberikan petunjuk tentang sistem yang sudah ada. Dokumen-dokumen yang biasanya diperiksa meliputi formulir, laporan, manual kebijakan, dan lainnya. Perhatikan penambahan informasi dari pengguna pada formulir, serta elemen formulir yang tidak digunakan.
Pengguna/pengelola sering kali tidak ingat segala hal yang mereka lakukan. Mereka memeriksa keabsahan informasi yang diperoleh melalui cara lain. Perilaku berubah ketika orang diamati. Mereka berhati-hati agar tidak mengabaikan kegiatan berkala seperti mingguan, bulanan, dan tahunan.
Kriteria pemilihan teknik yang tepat untuk digunakan:
- Jenis informasi
- Kedalaman informasi
- Luas informasi
- Integrasi informasi
- Keterlibatan pengguna
- Biaya
- Kombinasi teknik
Perbandingan teknik yang berbeda:
Wawancara, JAD, Kuesioner, Analisis Dokumen, dan Observasi.
- Jenis Informasi: As-Is, Improve, To-Be
- Kedalaman Informasi: Tinggi
- Luasnya Informasi: Sedang - Tinggi
- Integrasi Informasi: Rendah - Tinggi
- Keterlibatan User: Sedang - Tinggi
- Biaya: Sedang - Rendah
Melalui berbagai teknik ini, informasi dapat diperoleh dengan baik dan komprehensif, dengan melibatkan pengguna dan mempertimbangkan biaya yang dikeluarkan.
Posting Komentar